Inadimplência e cobrança
Régua de cobrança: como cobrar cliente PJ inadimplente
Cobrar cliente PJ inadimplente funciona melhor com um roteiro definido do que com ligações improvisadas. Veja um modelo de régua de cobrança, como formalizar acordos, quando protestar e negativar, os caminhos judiciais e o que evitar.
Resumo em 30 segundos
- Uma régua de cobrança é a sequência planejada de contatos com o cliente antes e depois do vencimento, com prazos, canais e responsáveis definidos.
- O modelo começa antes do vencimento (lembrete) e escala em etapas: contato amigável, cobrança formal, suspensão de novas vendas, protesto e cobrança judicial.
- Acordos devem ser formalizados por escrito, de preferência em confissão de dívida com os requisitos de título executivo.
- A duplicata protestada ou aceita, com comprovante de entrega, permite execução; o prazo para executá-la contra o sacado é de 3 anos do vencimento.
- Mesmo entre empresas, expor, ameaçar ou constranger o devedor gera risco jurídico e de imagem.
O que é régua de cobrança?
Régua de cobrança é o roteiro que diz o que fazer, em que dia, por qual canal e quem é o responsável em cada momento de um título a receber. Ela transforma a cobrança em processo: nenhum título fica esquecido e todos os clientes recebem o mesmo tratamento.
No B2B, a régua precisa considerar que muitos atrasos são operacionais (boleto que não chegou, nota com erro, pedido de compra divergente) e se resolvem com um contato rápido. Por isso as primeiras etapas são de confirmação e lembrete, não de pressão.
Modelo de régua de cobrança para cliente PJ
A tabela é um modelo sugerido. Ajuste prazos e etapas ao seu prazo médio de venda, ao valor dos títulos e à sua política de crédito.
| Momento | Ação | Canal | Tom |
|---|---|---|---|
| D-5 | Lembrete do vencimento com boleto ou dados de pagamento | Informativo | |
| D+1 | Aviso de título em aberto e pedido de confirmação | E-mail e mensagem | Cordial |
| D+5 | Contato direto com o financeiro do cliente para entender a causa | Telefone | Cordial e objetivo |
| D+10 | Bloqueio de novos pedidos a prazo e aviso ao comercial | Sistema e e-mail interno | Interno |
| D+15 | Cobrança formal com valor atualizado e prazo para regularizar | E-mail com notificação | Formal |
| D+20 | Proposta de acordo, quando houver justificativa | Telefone e e-mail | Negociação |
| D+30 | Aviso de que o título será levado a protesto | Notificação por escrito | Formal |
| D+35 a D+45 | Protesto do título e, se previsto, negativação | Cartório e birô de crédito | Formal |
| D+60 em diante | Análise jurídica: acordo, monitória ou execução | Jurídico | Formal |
Como montar a sua régua
- Defina o ponto de partida: quantos dias antes do vencimento vai o lembrete.
- Separe os clientes por faixa de valor ou de risco, se fizer sentido ter réguas diferentes.
- Para cada etapa, defina canal, mensagem padrão e responsável.
- Integre a régua com o comercial: o vendedor precisa saber quando o cliente está bloqueado.
- Registre cada contato, com data, pessoa e resposta.
- Revise a régua periodicamente com base na aging list e nos resultados.
Canais e tom da cobrança
E-mail é bom para lembretes e notificações formais, porque deixa registro. Telefone resolve mais rápido quando é preciso entender a causa do atraso. Mensagens instantâneas funcionam para avisos curtos, desde que enviadas ao contato financeiro cadastrado.
O tom deve escalar com o atraso, mas continuar profissional em todas as etapas. Uma boa mensagem de cobrança informa o título, o valor, a data de vencimento, o que acontece se não houver pagamento e como regularizar. Cobre sempre a empresa, por meio dos contatos dela, e não pessoas físicas sem relação com a dívida.
Renegociação e acordo formal
Renegociar pode ser a forma mais rápida de receber, desde que o acordo seja viável e fique documentado.
Confissão de dívida
O instrumento mais usado é a confissão de dívida, em que o cliente reconhece o valor devido e assume um cronograma de pagamento. Pelo Código de Processo Civil (art. 784, III), o documento particular assinado pelo devedor e por duas testemunhas é título executivo extrajudicial. Isso permite executar diretamente se o acordo não for cumprido.
Inclua no documento: identificação das partes e de quem assina pela empresa, origem da dívida, valor total, parcelas e datas, multa e juros, vencimento antecipado em caso de atraso e, quando houver, garantias como aval ou fiança. Veja as opções no guia de garantias na venda a prazo.
Suspensão de vendas e limite
Enquanto houver título vencido, novas vendas a prazo devem ficar suspensas ou condicionadas a pagamento antecipado. Depois do acordo, o limite deve ficar congelado ou reduzido até a quitação. Essa regra precisa estar na política de crédito, para não depender de negociação caso a caso.
Protesto do título e negativação
Protesto
O protesto é o ato formal, feito em cartório, que prova a falta de pagamento de um título ou documento de dívida, nos termos da Lei 9.492/1997. Ele tem efeito prático forte: o protesto fica visível em consultas públicas e costuma levar o devedor a pagar para retirar a restrição. Antes de enviar, confira se o título é exigível e se os dados do devedor estão corretos. Para entender como as consultas funcionam, veja como consultar protestos de CNPJ.
Negativação
A inclusão do devedor em birôs de crédito também é usada como etapa da régua. Siga as regras do birô contratado, inclusive a comunicação prévia ao devedor, e retire a restrição quando a dívida for paga.
Cobrança judicial: monitória, execução e ação de cobrança
Quando a cobrança extrajudicial não funciona, há três caminhos principais, escolhidos conforme o documento que você tem:
- Execução: para títulos executivos, como a duplicata aceita, ou a duplicata não aceita mas protestada e acompanhada do comprovante de entrega da mercadoria ou da prestação do serviço, sem recusa formal do aceite (Lei 5.474/1968, art. 15). Também vale para a confissão de dívida com duas testemunhas.
- Ação monitória: para quem tem prova escrita da dívida, mas sem eficácia de título executivo, como e-mails de aceite e notas fiscais sem comprovante assinado.
- Ação de cobrança: procedimento comum, usado quando a prova é mais frágil e precisa ser construída no processo.
A escolha e a condução devem ficar com um advogado, que avalia custo, chance de recebimento e patrimônio do devedor.
Prazos de prescrição
A cobrança tem prazo. Pela Lei das Duplicatas (art. 18, I), a execução da duplicata contra o sacado e seus avalistas prescreve em 3 anos, contados do vencimento. Outras dívidas têm prazos próprios: a cobrança de dívidas líquidas constantes de instrumento público ou particular, por exemplo, prescreve em 5 anos (Código Civil, art. 206, § 5º, I). Na dúvida sobre um caso concreto, consulte o jurídico antes que o prazo corra.
O que não fazer na cobrança
- Expor o devedor publicamente, em redes sociais, grupos ou para outros clientes.
- Ameaçar, constranger ou fazer contatos em excesso e fora de horário comercial.
- Cobrar sócios, funcionários ou parentes como se fossem devedores, sem garantia pessoal que os vincule.
- Protestar ou negativar título já pago, com valor errado ou sem lastro.
- Incluir na cobrança encargos que não estão no contrato.
As regras de cobrança do Código de Defesa do Consumidor valem para relações de consumo, mas isso não libera excessos no B2B: expor ou ameaçar uma empresa ou seus representantes pode gerar indenização e dano à sua reputação.
Perguntas frequentes
Qual a diferença entre régua de cobrança e cobrança judicial?
A régua de cobrança é o processo extrajudicial, com lembretes, contatos, acordos, protesto e negativação. A cobrança judicial é o caminho no Judiciário, por execução, monitória ou ação de cobrança, usado quando a régua não resolve.
Quando protestar um cliente PJ inadimplente?
Não há prazo único. Muitas empresas protestam entre 30 e 45 dias de atraso, depois de contatos e notificação. O importante é que o prazo esteja na sua política e seja aplicado a todos.
Duplicata sem aceite pode ser executada?
Sim, desde que tenha sido protestada, esteja acompanhada do comprovante de entrega da mercadoria ou da prestação do serviço e o sacado não tenha recusado o aceite de forma justificada, conforme o art. 15 da Lei 5.474/1968.
Qual o prazo para cobrar uma duplicata?
A execução da duplicata contra o sacado e seus avalistas prescreve em 3 anos a partir do vencimento. Passado esse prazo, ainda pode haver outros caminhos, mas a avaliação deve ser feita por um advogado.
Posso cobrar o sócio da empresa inadimplente?
Em regra, a dívida é da empresa. O sócio só responde pessoalmente se tiver assumido garantia, como aval ou fiança, ou em situações específicas previstas em lei e decididas pelo Judiciário.
Fontes
- Lei 5.474/1968, Lei das Duplicatas: arts. 15 e 18 (Planalto)
- Lei 9.492/1997, protesto de títulos (Planalto)
- Lei 13.105/2015, Código de Processo Civil: art. 784 e ação monitória (Planalto)
- Lei 10.406/2002, Código Civil: art. 206 (Planalto)
- CENPROT: consulta pública de protestos
Este conteúdo é informativo e resume práticas de mercado e normas públicas. Não constitui assessoria jurídica, contábil ou financeira nem substitui a orientação de profissionais habilitados.